Aktuell optimieren wir für einen großen Kunden aus dem öffentlichen Bereich die Automatisierungsrate der Buchungen mittels KI. Im Fokus ist dabei die Verbesserung der  Zuordnung der Buchungskreise. Mit dem vorhandenen Template-basierenden System konnten bisher lediglich etwa 50 % der eingehenden Dokumente ohne manuellen Aufwand an den richtigen Buchungskreis angehängt werden. Bei einer jährlichen siebenstelligen Anzahl von Eingangsrechnungen bietet sich hier hohes Optimierungspotenzial.

Was ist eigentlich ein Buchungskreis?

SAP definiert den Buchungskreis wie folgt:

„Ein Buchungskreis ist die kleinste organisatorische Einheit, für die eine vollständige, in sich abgeschlossene Buchhaltung abgebildet werden kann.“ *)

Größere Unternehmen bzw. Unternehmensgruppen verfügen über mehrere Betriebsstätten oder Marken, die aus Sicht der Buchhaltung durch eigene Buchungskreise abgebildet werden.

Bei einer zentralen, digitalen Verarbeitung von Eingangsrechnungen  stellt dabei die Qualität der Zuordnung eines Belegs oder Rechnung zum richtigen Buchungskreis einen grundlegenden Aspekt für den Erfolg einer automatisierten Buchhaltung in dieser Form dar.

Im einfachen Fall werden Buchungskreise in der Praxis oftmals durch den Eingang (E-Mail-Adresse, Scanner, etc.) definiert. Führt dies nicht zum gewünschten Ergebnis, ist man meist auf bestimmte Angaben auf der Rechnung angewiesen. Eigene Codes oder Schlüssel für Abteilungen, Dienststellen, Betriebsstätten bis hin zu Baustellen im Baugewerbe geben dann den entscheidenden Hinweis. 

Was ist bei der Buchungskreiszuordnung die Herausforderung?

Aus technischer Sicht bedeutet das, dass man diese Schlüssel automatisiert auf dem Beleg erkennen und extrahieren muss. Diese Merkmale sind nicht Teil eines Rechnungsstandards und der Buchungskreis wird von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich identifiziert. Die Schreibweisen dieser Schlüssel sind nicht normiert und daher gibt es oftmals unzählige „unscharfe“ Ausprägungen. Und an dieser Stelle kommt der schwierige Teil: Die Software muss die verschiedenen Schreibweisen von Dienststellen, Magistratsabteilungen, Betriebsstätten, Adressen, etc. richtig interpretieren können. Nur wenn diese Daten richtig interpretiert werden, kann eine korrekte Zuordnung zum Buchungskreis erfolgen.

Dabei ist es entscheidend, dass man bei einem Proof of Concept (PoC) bzw. der Auswahl der Extraktionssoftware den eigenen Mechanismus kennt. Darüber hinaus sollte darauf geachtet werden, dass die Extraktionssoftware oder der Cloud Service die firmeneigenen Buchungskreis-Merkmale ohne hohen Wartungsaufwand, unmittelbar und mit hoher Qualität  (!) erkennen kann.

Wie hilft die KI bei der Automatisierung der Buchhaltung in diesem konkreten Fall?

Neueste Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI) haben beim Auslesen von Rechnungsdaten wesentliche Vorteile. KI lernt anhand von Beispielen und kann daraufhin mit ähnlich gelagerten Fällen umgehen. Die KI ist speziell bei einer hohen Vielfalt und Komplexität von Buchungskreis-Merkmalen für eine erfolgreiche Erkennung am besten geeignet. Für unseren BLU DELTA Capture Service haben wir dafür eigene Modelle entwickelt, welche für diese Problematik maßgeschneidert und für den individuellen Fall einfach anpassbar sind. Diese BLU DELTA Modelle sind für die Abbildung von vielen „unscharfen“ Begriffen auf einen normierten Wert optimiert.

Worauf sollten sie achten?

Wenn Sie bestimmte Rechnungsmerkmale für die automatisierte Identifikation des richtigen Buchungskreises benötigen, beachten Sie bei der Auswahl der Testrechnungen ihres PoC, dass die Vielfältigkeit der verschiedenen Schreibweisen der Merkmale entsprechend abgebildet ist. Somit wird das Ergebnis des PoC basierend auf einem repräsentativen Set an Testrechnungen eine klare Indikation der zu erwartenden Automatisierungsrate für die Buchungskreise ergeben – und böse Überraschungen bleiben aus. Lassen sie sich von ihrem Anbieter im Detail erklären wie dieser mit „unscharfen“ Begriffen umgeht und hinterfragen sie den Konfigurationsaufwand.

BLU DELTA ist ein Produkt für die automatisierte Erfassung von Finanzdokumenten. Partner, aber auch Finanzabteilungen, Kreditorenbuchhalter und Steuerberater unserer Kunden können mit BLU DELTA ihre Mitarbeiter bei der zeitaufwendigen und meist manuellen Erfassung von Dokumenten durch den Einsatz von BLU DELTA KI und Cloud unmittelbar entlasten.

BLU DELTA ist ein Produkt der Blumatix Consulting GmbH, welche Unternehmen im Bereich Künstliche Intelligenz und Softwareentwicklung berät und unterstützt.

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Christian WeilerAutor: Christian Weiler ist ehemaliger General Manager eines global agierenden IT Unternehmens mit Sitz in Seattle/US. Seit 2016 ist Christian Weiler vermehrt im Bereich Künstlicher Intelligenz in verschiedensten Rollen tätig und verstärkt seit 2018 das Management Team der Blumatix Consulting GmbH. Kontakt: c.weiler@blumatix.com